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Im Büro alles im Griff – mit dem richtigen Ablagesystem

Ihr bisheriges „Ablagesystem“ beschränkt sich darauf, auf dem Büro-Schreibtisch geordnete Stapel zu produzieren? Ein geordnetes Fächersystem zu nutzen, ist eine deutlich übersichtlichere Methode, um Dokumente, Unterlagen und andere Materialien zu organisieren. Dabei kann das Prinzip problemlos Ihre digitale Ordnerstruktur aufgreifen. Ein effektives physisches Ablagesystem hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern. Die folgenden Hinweise sollen Ihnen dabei helfen, ein für Sie geeignetes System zu entwickeln.

 

Wie kann ein Ablagesystem fürs Büro aussehen?

Ähnlich der Dateiordnerstruktur auf dem Computer, die nach Datum, Projekt oder Thema organisiert ist, können Sie Ihre Dokumente in der realen Welt in entsprechenden Ordnern abheften oder in Fächern sortieren. Markierungssysteme und eindeutige Beschriftungen helfen Ihnen, die Unterlagen jederzeit wiederzufinden.

  • Aktenschränke. Ein Aktenschrank mit beschrifteten Ordnern, die nach Kategorien oder Projekten geordnet sind. Jeder Ordner enthält die entsprechenden Dokumente und Unterlagen.
  • Stapelablage. Ein System, bei dem Dokumente und Unterlagen in stapelbaren Ablagekörben oder -schalen abgelegt werden. Jeder Stapel repräsentiert eine bestimmte Kategorie oder Aufgabe.
  • Hängeregister. Eine Variante, bei der Dokumente in hängenden Ordnern an einem Regal oder Schrank aufgehängt werden. Jeder hängende Ordner ist beschriftet und enthält die entsprechenden Unterlagen.
  • Regale/Schubfächer mit Farbcodierung. Ein Ablagesystem, bei dem verschiedene Farben für Ordner oder Etiketten verwendet werden, um unterschiedliche Kategorien oder Prioritäten zu kennzeichnen. Zum Beispiel könnten rote Ordner dringende Aufgaben enthalten, während blaue Ordner für allgemeine Projekte stehen.
  • Rollcontainer. Ein mobiler Container mit Schubladen oder Fächern, in denen Dokumente und Unterlagen nach Bedarf organisiert und aufbewahrt werden können.
  • Personalisierte Ablageboxen. Individuell gestaltete Boxen oder Behälter für jeden Mitarbeiter in gemeinsam genutzten Büros, um persönliche Dokumente und Materialien aufzubewahren und zu organisieren.

 

Ablagesystem büro

Aus welchen Materialien kann ein solches Ablagesystem fürs Büro bestehen?

Ein Ablagesystem fürs Büro kann aus verschiedenen Materialien bestehen, je nach den individuellen Bedürfnissen und Vorlieben. Beliebt sind derzeit Holz– und Metalloptionen. Bambus und Kork vermitteln Ruhe und Bodenständigkeit, während Plastik und Metall eher eine kühle Struktur übertragen. Für welches Material Sie sich entscheiden, liegt ganz bei Ihnen. Beachten Sie aber die Wirkung und Haltbarkeit der Produkte. Gerade letzteres kann für feuchte (Werkhallen), medizinische oder viel genutzte Arbeitsplätze entscheidend sein.

  • Holz. Aktenschränke, Regale, Schreibtischorganizer und Ablageboxen können aus Holz gefertigt sein. Holz verleiht dem Büro eine warme und professionelle Optik.
  • Metall. Metallische Ablagesysteme wie Rollcontainer, Hängeregister oder Drahtkörbe sind robust und langlebig. Sie eignen sich besonders gut für stark frequentierte Büros.
  • Kunststoff. Ablageboxen, Schubladenorganizer und stapelbare Ablagefächer aus Kunststoff sind leichtgewichtig, preisgünstig und einfach zu reinigen.
  • Pappe. Ordner, Mappen und Register können aus stabiler Pappe hergestellt sein. Diese sind kostengünstig und umweltfreundlich.
  • Stoff. Ablagekörbe, -taschen oder -boxen aus Stoff sind flexibel und können zusammengefaltet werden, wenn sie nicht in Gebrauch sind. Sie verleihen dem Büro eine gemütliche Atmosphäre.
  • Glas. Moderne Ablagesysteme mit Glasoberflächen wirken elegant und zeitgemäß. Sie eignen sich gut für Designbüros oder Konferenzräume.

Die Wahl des Materials hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Budget, dem gewünschten Stil, der Funktionalität und der Haltbarkeit des Ablagesystems. Es kommt darauf an, ein Material zu wählen, das den Anforderungen des Büros entspricht und die Effizienz der Arbeitsabläufe unterstützt.

 

Wer benötigt solch ein Ablagesystem?

Ein Ablagesystem fürs Büro ist für jede Organisation interessant, die regelmäßig mit Dokumenten, Unterlagen und Materialien arbeitet. Mitarbeiter der Unternehmensverwaltung etwa arbeiten täglich mit einer Vielzahl von Dokumenten und Unterlagen. Und auch Freiberufler, Unternehmer oder Selbstständige, müssen ihre Arbeitsmaterialien organisieren können.

Neben dem bürokratischen Aspekt sind solche Systeme aber auch im schulischen Bereich interessant. Lernende müssen die Notizen, Aufgaben und andere schulische Unterlagen strukturieren können, während Pädagogen ihre Unterrichtsmaterialien, Prüfungen und Lehrpläne im Blick behalten wollen. Damit rückt auch der private Arbeitsplatz in den Fokus. Versicherungen, Miete und sonstige Verträge sind ebenfalls leichter zu verwalten, wenn jedes Ding seinen Platz bekommt.

Zudem sind derartige Systeme überall dort interessant, wo eine große Anzahl Personen, Vorgänge oder Warenbewegungen dokumentiert werden. Juristen, Angehörige der Medizinberufe, Designer, Lageristen und zahlreiche weitere Berufsgruppen arbeiten nach wie vor mit analogen Unterlagen, deren Verwaltung schnell unübersichtlich wird.

 

Was bringt ein Ablagesystem fürs Büro?

Ein Ablagesystem fürs Büro kann neben der allgemeinen Strukturierung verschiedene Funktionen erfüllen, um die Organisation, Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern.

  • Ein Ablagesystem hilft dabei, Dokumente, Unterlagen und Materialien systematisch zu organisieren und zu strukturieren. Es wird ein einfaches Auffinden und Wiederfinden ermöglicht.
  • Durch ein gut durchdachtes Ablagesystem können Mitarbeiter Zeit sparen, da sie nicht lange nach benötigten Dokumenten suchen müssen.
  • Ein effektives Ablagesystem kann den verfügbaren Raum optimal nutzen und die Arbeitsfläche frei von Unordnung halten.
  • Ein sicheres Ablagesystem schützt vertrauliche Informationen und sensible Daten vor unbefugtem Zugriff oder Verlust.
  • Ein flexibles Ablagesystem ermöglicht es, die Organisation je nach Bedarf anzupassen oder zu erweitern, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
  • Durch die Möglichkeit, Dokumente in verschiedene Kategorien oder Abschnitte zu unterteilen, können Mitarbeiter schnell auf spezifische Informationen zugreifen. Es entsteht eine gedankliche Ordnung, die das Setzen von Prioritäten erleichtert.
  • Ein gemeinsames Ablagesystem erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, da Dokumente und Materialien leicht geteilt und gemeinsam genutzt werden können.
  • Ein umweltfreundliches Ablagesystem aus recycelbaren Materialien trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs und zur Schonung der Ressourcen.

 

Wie groß ist ein Ablagesystem fürs Büro?

Die Größe eines Ablagesystems fürs Büro kann je nach den individuellen Anforderungen variieren und lässt sich leicht dem verfügbaren Platz anpassen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl, wie viele Dokumente oder Materialien aufbewahrt werden sollen und schauen Sie immer auch, wie viel Platz das Büro tatsächlich bietet. Optimal ist ein Mittelmaß aus der effizienten Nutzung des Raums und einer optimalen Organisation.

 

Gängige Größen von Ablagesystemen, die in Büros verwendet werden:

Aktenschränke sind in verschiedenen Größen erhältlich, von schmalen Schränken mit einer Breite von etwa 30 cm bis zu breiteren Schränken mit einer Breite von über 100 cm. Die Höhe kann ebenfalls variieren (typischerweise zwischen 70 cm und 200 cm).

Büroregale gibt es in verschiedenen Höhen, Breiten und Tiefen. Einzelne Regalbretter können in der Regel zwischen 30 cm und 90 cm breit sein, während die Gesamtbreite des Regals je nach Bedarf angepasst werden kann.

Rollcontainer sind in verschiedenen Größen erhältlich, typischerweise zwischen 40 cm und 60 cm breit und 50 cm bis 70 cm hoch.

Die Ausmaße gängiger Ablageboxen reichen von kleinen Kisten für Schreibtischutensilien bis zu größeren Boxen und Einschüben für Dokumente oder Ordner. Die Abmessungen können je nach Bedarf variieren.

Die Breite eines Hängeregisters beträgt typischerweise zwischen 30 cm und 45 cm.

 

Können in fertigen Ablagesystemen bereits Schubfächer oder Register integriert sein?

Ja, in ein Ablagesystem fürs Büro können Schubfächer, Register und viele andere Funktionen integriert sein. Hier sind einige Beispiele für integrierte Funktionen in einem Ablagesystem.

 

Interessante Extras

  1. Schubfächer. Schubfächer bieten zusätzlichen Stauraum für kleinere Gegenstände wie Stifte, Büroklammern, Notizblöcke oder persönliche Gegenstände. Sie können in Aktenschränken, Rollcontainern oder Schreibtischorganizern integriert sein.
  2. Register. Hängeregister oder Registerkarten können verwendet werden, um Dokumente oder Ordner nach Kategorien oder Themen zu unterteilen und eine einfache Navigation zu ermöglichen. Sie sind oft in Aktenschränken oder Hängeregistern integriert.
  3. Trennwände. Trennwände oder Regalböden können verwendet werden, um den Stauraum in Regalen oder Schränken zu organisieren und verschiedene Materialien voneinander zu trennen.
  4. Etikettenhalter. Etikettenhalter an Schubladen, Regalen oder Boxen erleichtern das Kennzeichnen und Identifizieren von Inhalten und tragen zur schnellen Auffindbarkeit bei.
  5. Kabelmanagement. Integrierte Kabelkanäle oder -clips helfen dabei, Kabel von elektronischen Geräten ordentlich zu organisieren und versteckt zu halten.
  6. Verschlussmechanismen. Schlösser oder Sicherheitsriegel können in Aktenschränken oder Rollcontainern integriert sein, um vertrauliche Dokumente sicher aufzubewahren.
  7. Integrierte Beleuchtung. Beleuchtungselemente in Regalen oder Schränken verbessern die Sichtbarkeit von Dokumenten und Materialien und schaffen eine angenehme Arbeitsumgebung.

 

Worauf sollte ich beim Kauf des Ablagesystems achten?

  • Stellen Sie sicher, dass das Ablagesystem ausreichend Platz bietet, um alle benötigten Dokumente, Materialien und Gegenstände aufzubewahren. Berücksichtigen Sie dabei auch den verfügbaren Raum im Büro.
  • Überlegen Sie genau, welche Funktionen das Ablagesystem haben sollte, wie z.B. Schubfächer, Register, Trennwände oder Verschlussmechanismen, um die Organisation und Effizienz zu verbessern.
  • Wählen Sie ein Ablagesystem aus hochwertigen Materialien wie Holz, Metall oder Kunststoff, das langlebig und stabil ist. Achte auch auf eine sorgfältige Verarbeitung und gute Qualität einzelner Komponenten.
  • Das Ablagesystem sollte zum Gesamtdesign des Büros passen und eine angenehme Arbeitsumgebung schaffen. Wählen Sie also ein ästhetisch ansprechendes Design, das funktional ist und gut aussieht.
  • Ein flexibles Ablagesystem ermöglicht es Ihnen, die Organisation je nach Bedarf anzupassen oder zu erweitern. Überlegen Sie, ob das System modular aufgebaut sein sollte und zusätzliche Elemente hinzugefügt werden können.
  • Das Ablagesystem sollte einfach zu bedienen sein und eine intuitive Organisation ermöglichen. Überprüfen Sie die Zugänglichkeit der Fächer, Schubladen oder Regale sowie die Handhabung von Dokumenten.

 

Unsere Top-Produktempfehlungen

Nachhaltig organisiert mit Bambussystemen

Der Multi-Dokumentenhalter schafft mit wenigen Handgriffen Ordnung auf dem Arbeitsplatz. Auf einer Grundfläche von 33 cm x 24,5 cm organisieren Sie in bis zu 5 Fächern Briefe, Mappen und Zeitschriften. Ein flexibles Einschubsystem lässt Sie dabei die Höhe der einzelnen Bereiche bedarfsgerecht abstimmen. Das Produkt überzeugt nicht nur durch eine zeitlose Optik, Bambus ist auch ein äußerst nachhaltiger Rohstoff. In der Pflege unaufwändig und schnell aufgestellt, kann Sie das Dimono-Ablagesystem effektiv im Büroalltag unterstützen.

 

Metall-Organizer in edlem Schwarz

Etwas umfangreicher gestalten sich die Ablageoptionen in diesem System von Restorgan. Mit 37L x 30B x 11H cm ist der Organizer immer noch recht handlich, nimmt aber dennoch ordentlich Material auf. Neben 4 Einschüben finden Sie einen einfachen Schubkasten und 2 Aktenständer vor. Der Schubkasten ist zweimal unterteilt, sodass kleine Utensilien wie Büroklammern, Klebezettel und Radiergummis hier wunderbar aufgehoben ist. Besonders praktisch: Die Metallmaschen erlauben es, kleine mitgelieferte Stiftbecher einzuhängen. Ein Alleskönner, der in wenigen Minuten für Ordnung sorgt. Flach verpackt, können Sie ihren Organizer in weniger als 15 Minuten aufbauen. Wer Gefallen findet, ergänzt bei Gelegenheit eine der weiteren 5 optisch abgewandelten Varianten und baut sich so allmählich ein flexibles Ordnungssystem auf.

 

Auf 7 Etagen gut organisiert

Auch PVC-Platten erlauben eine äußerst variable Ausgestaltung. So auch diese Dokumentenablage in offenem Design. 0-Bohrungen an den Außenseiten entschärfen die stabile Optik und erlauben es, den Inhalt im Blick zu behalten. Für Künstler interessant: Die offene Gestaltung ermöglicht eine optimale Belüftung, sodass auch Ihre noch nicht ganz getrockneten Werke sicher unterkommen. Die Variante mit 7 vorgegebenen Abstufungen fast 7 Ordner oder ähnliche angelegte Dokumentenstapel auf 31T x 25,5B x 39H cm. Wahlweise kann eine höhere oder niedrigere Grundstruktur gewählt werden. Das Produkt ist nicht vormontiert, kommt aber mit einer aufschlussreichen Anleitung.

 

Ein Fächer voller Möglichkeiten

Die Fächerstruktur lässt diesen Metall-Organizer besonders interessant wirken. 6 Einschübe präsentieren Ihnen auf 0,5 „L x 13“ B x 10,5 „H Ihre Unterlagen und gewähren Ihnen dank der Wölbung einen guten Einblick in die jeweiligen Ordnungsbereiche. Das zeitlose Design passt sich jedem Büroraum ein. Das Produkt ist leicht und damit transportabel. Aufbau und Installation gelingen komplikationslos und erfordern keinerlei Werkzeuge. Ein übersichtliches System auch für Arbeitsgruppen und mobile Unterlagen.

 

Klassische Stapelboxen

Es gab sie gefühlt schon immer und sie haben bis heute kaum an Effizienz verloren – die klassischen Dokumenteneinschübe aus Kunststoff. Meist passen die Ausgaben verschiedener Hersteller problemlos aufeinander, sodass ein farblich eindeutiges Ordnungssystem entwickelt werden kann. Schnell auf- und abgebaut und noch schneller neben- und hintereinander organisiert bleibt die Turmhöhen flexibel, was sich primär für Schüler und Studenten als vorteilhaft erweisen kann. Schließlich benötigen sie alle halbe Jahre neue Ordnungsstrukturen. Der Nachteil des Systems liegt in der fehlenden Nachhaltigkeit.  Kunststoff ist ein schwer abbaubares Material. Mit den Einschüben von Detectalia begegnen Sie diesem Problem relativ clever. Sie sind im Einzelnen robust und damit langlebig.

 

Unkompliziert, aber dennoch hilfreich

Ablagesysteme sind in jedem Büro unverzichtbar. Sie lassen sich unauffällig in jedes Design integrieren und beschleunigen Arbeitsprozesse. Achten Sie beim Kauf auf stabile und langlebige Produkte, machen Sie sich selbst und der Umwelt eine Freude.


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