Strukturierter Arbeiten mit einem guten Büro-Ordnungssystem
„Ordnung ist das halbe Leben“ stellt ein Sprichwort fest, welches Sie für den Arbeitsalltag so umformulieren könnten: „Ein Büro-Ordnungssystem vereinfacht die Arbeit und verschafft Ihnen mehr Zeit zum Leben.“ Sie kennen sicherlich die Situation, wenn Sie verzweifelt etwas suchen und wertvolle Zeit verschwenden, weil Sie wieder einmal etwas nicht finden. Ein Büro-Ordnungssystem mit Struktur hilft Ihnen bei der täglichen Arbeitsorganisation und lässt Sie deutlich effizienter werden.
Was sind Büro-Ordnungssysteme?
Inhaltsverzeichnis
Büro-Ordnungssysteme sind Vorrichtungen, die Ihnen helfen, bestimmte Gegenstände oder Informationen schnell aufzufinden. Wenn Sie viele Informationen zu verwalten haben, dann können Sie nicht immer auswendig wissen, wo was zu finden ist. Aber wenn Sie eine Ablage haben, die einer leicht verständlichen Systematik folgt, haben Sie schnell Zugriff auf ad hoc benötigte Informationen. Büro-Ordnungssysteme sollen Sie dabei unterstützen, effizient und zeitsparend zu arbeiten. Dabei dürfen Sie allerdings nicht vergessen, dass eine gewisse Disziplin erforderlich ist, die Ordnung und Systematik aufrechtzuerhalten. Das Büro-Ordnungssystem liefert Ihnen nur die Grundlage.
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Wie funktionieren Büro-Ordnungssysteme?
Ein Ordnungssystem im Büro können Sie überall finden. Es kann ein materielles Produkt wie ein Aktenschrank mit unterschiedlichen Fächern sein, oder der Aktenordner selbst mit seinen Register– bzw. Inhaltskarten. Auch Ihr E-Mail-Postfach ist ein immaterielles Büro-Ordnungssystem. Die Strukturierung eines Büro-Ordnungssystems ist dabei eine Typfrage. Es gibt Menschen, die erzeugen in Ihrem E-Mail-Postfach keine Unterordner, sondern verlassen sich auf die elektronische Suchfunktion der E-Mail-Software. Andere erzeugen Unterordner, in die sie die E-Mails einsortieren, und benennen sie anhand von Sachgebieten, Kunden, Projekten, etc. Bei physisch verfügbaren Akten haben Sie die Möglichkeit der elektronischen Suchfunktion nicht, sondern Sie müssen im Vorfeld für eine passende Suchsystematik sorgen. Ein Büro-Ordnungssystem stellt Ihnen in erster Linie Ablagemöglichkeiten zur Verfügung, die untergliedert und beschriftet werden können.
Welche Büro-Ordnungssysteme gibt es?
Büro-Ordnungssysteme haben meist eine hierarchische Ordnung. Auf der obersten Ebene stehen Schränke oder Regale, die in der nächsten Ebene in Fächer oder Schubladen aufgeteilt werden. Diese können dann mehrere Aktenordner, Hängeordner oder Ablageschalen aufnehmen. Die nachfolgende Tabelle verdeutlicht diese Struktur.
| Ebene 1 | Ebene 2 | Ebene 3 |
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Nachteile von Büro-Ordnungssystemen
Ein Genie beherrscht das Chaos. Das ist ein Ausspruch, der nur bedingt richtig ist. Ein Genie beherrscht das Chaos nicht, sondern findet sich ein bisschen besser darin zurecht, weil es sich unter Umständen mehr Dinge merken kann. Oder es folgt einer Systematik, die sich nur ihm erschließt. Aber eine Systematik bleibt eine Systematik. Daher haben Büro-Ordnungssysteme, wenn Sie richtig angewendet werden, keine echten Nachteile.
Es ist nur im Vorfeld manchmal schwer, sich für das richtige Büro-Ordnungssystem oder die richtige Kombination verschiedener Systeme zu entscheiden. In einigen Fällen kann es auch sein, dass der Platzbedarf des Büro-Ordnungssystems und der tatsächlich zur Verfügung stehende Platz nicht übereinstimmen.
Vorteile von Büro-Ordnungssystemen
Dafür sind die Vorteile eines Büro-Ordnungssystems sehr überzeugend. Egal, ob Sie als Angestellter in einem Firmenbüro oder als Freiberufler im Home-Office arbeiten, ein Büro-Ordnungssystem bringt Ihnen folgende Benefits:
- Sie finden Informationen schneller und sparen dadurch Zeit.
- Herumliegende Akten stören Sie nicht in Ihrer Konzentration und Ihrem Aktionsradius.
- Sie vermeiden Dubletten und dämmen die Papierflut ein.
- Ihre Effizienz und damit Ihre Leistungsfähigkeit steigen.
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Tipps: So erhalten Sie Ihr Büro-Ordnungssystem am Leben und bleiben effizient
Ein Büro-Ordnungssystem ist meist nur so gut wie die Person, die es am Laufen hält. Daher müssen Sie mit Disziplin und mit etwas Aufwand dafür sorgen, dass es nicht „einrostet“ und seine Funktion beibehält. Dieser Aufwand lohnt sich in jedem Fall, weil es nur einen kleinen Teil Ihres normalen Arbeitstages einnimmt – einen viel kleineren Teil, als wenn Sie ständig ohne Orientierung herumsuchen würden. Achten Sie daher auf folgende Dinge:
- Halten Sie Notizen effizient und an einem Punkt fest.
- Räumen Sie Ihren Schreibtisch am Ende jeden Arbeitstages auf.
- Vermeiden Sie überbordende Dekoration.
- Fassen Sie Ihre Arbeitsschritte zusammen und sorgen mit Routinen für eine optimale Organisation.
- Entrümpeln Sie in regelmäßigen Intervallen und hinterfragen Sie Ihre Systematik. Eine geeignete Methode hierfür ist beispielsweise die 5S-Methode.
Die Schritte der 5S-Methode
- Sortieren im Sinne von Aussortieren, Trennen von nicht mehr Benötigtem
- Systematisieren im Sinne von richtiger und ergonomischer Anordnung der Arbeitsmittel
- Säubern, dabei erkannte Mängel beseitigen
- Standardisieren von Arbeitsschritten und Ablagesystem
- Selbstdisziplin zur Aufrechterhaltung des Systems
Mit diesen Produkten können Sie ein funktionierendes Büro-Ordnungssystem aufbauen
Die Produktvielfalt bei Büro-Ordnungssystemen ist sehr hoch, weil sie aus einzelnen Komponenten aufgebaut werden. Hier finden Sie ein paar beliebte Elemente, mit denen Sie Ihr eigenes Büro-Ordnungssystem effizient gestalten können.
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Der stählerne Rollcontainer mit 3 Schubladen von SONGMICS
Mit viel Stauraum wartet dieser Rollcontainer aus Stahl auf. In einem Volumen von 52 x 39 x 60 cm (LxBxH) sind drei Schubfächer integriert. Das unterste Fach ist eine flexibel gestaltbare Hängeregistratur, in der mittels Schubladentrennern Hängemappen der Größen DIN A4, F4, Letter Size und Legal Size untergebracht werden können. Bei Aufbewahrung vertraulicher Dokumente dient das zentrale Schloss als Sicherung. Es verriegelt alle 3 Schubladen gleichzeitig. Die Rollen sind 360° drehbar. Die bebilderte Anleitung macht den Aufbau zu einem Kinderspiel. Eine solide Verarbeitung der Einzelteile überzeugt viele Kunden. Neben der Standardfarbe Weiß ist der wertig aussehende Rollcontainer auch in Schwarz erhältlich.
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Schubladenbox mit 4 Dokumentenfächern von HAN
Die 23,5 cm hohe Schubladenbox IMPULS besteht aus Polystyrol und enthält 4 ausziehbare, offene Schubfächer, in denen DIN A4 / C4 Dokumente abgelegt werden können. Die einzelnen Schubfächer sind etikettierbar und ermöglichen so eine schnelle Zuordnung der Dokumente in Ihrem Büro-Ordnungssystem. Die Schubladenbox selbst ist weißgrau. Seine Schubfächer hingegen sind in neun unterschiedlichen Farbtönen erhältlich, vom trendigen Pink über neutrale Weiß-Grau-Schattierungen bis zu unterschiedlich kräftigen Blautönen. Laut Kundenerfahrung ist die Verarbeitung des Produkts sehr gut und das Plastik dünstet auch keine unangenehmen Gerüche aus.
Die KLASSIK KARMA Briefablage von HAN im 10er-Pack
Die Briefablage KARMA optimiert nicht nur Ihr Büro-Ordnungssystem, sondern ist auch nachhaltig, da es zu mehr als 80 % aus Recyclingmaterial hergestellt wurde (Umweltzertifikat: Der blaue Engel). Sie kann Dokumente in den Formaten DIN A4 / C4 aufnehmen. Mehrere KARMA Briefablagen lassen sich bequem übereinander stapeln. An der unteren Front ist Platz für ein Etikett, welches Ihnen genau signalisiert, welche Dokumente in die Ablage hineingehören. Eine professionelle Beschriftung gelingt mit den optionalen Beschriftungsclips (Art.-Nr. 1021). Der breite Griffausschnitt ist ergonomisch gestaltet, sodass Sie die Unterlagen leicht greifen können. Im Lieferumfang sind 10 Ablagen enthalten. Sie können zwischen den Farben Blau, Grün, Rot, Grau und Schwarz wählen. Die Briefablagen sind ein echter Klassiker und kommen bei den Kunden in puncto Stabilität und Preis-Leistung sehr gut an.
Flexibler Regal-Aufsatz von SONGMICS als Tisch-Organizer
Mit diesem übersichtlichen DIY-Regalaufsatz holen Sie sich ein komplettes Büro-Ordnungssystem auf den Schreibtisch. Das Regal ist geeignet für Akten, Dokumente und andere Utensilien wie Computer-Zubehör, Schreibutensilien und kleine Aufbewahrungsboxen. Das Bambusregal verbreitet eine warme Atmosphäre. Es besteht insgesamt aus 7 Paneelen und 12 Schrauben. 2 Schlitze sorgen dafür, dass das Regal zusammengeschoben oder auseinandergezogen werden kann, je nachdem wie viel Platz Ihr Schreibtisch bietet. Die Maximalmaße betragen 64,7 x 15 x 40 cm (B/T/H). Der Zusammenbau ist dank der mitgelieferten Anleitung kinderleicht. Laut Kundenerfahrungen ist das 2,7 kg schwere Regal sehr stabil und belastbar und lässt sich auch über Eck anordnen.
Der verschließbare Aktenschrank von Jan Nowak
Bei diesem Aktenschrank bleiben keine Wünsche offen. Mit Abmessungen von 185 x 90 x 40 cm (H/B/T) passt er fast überall hin und besticht zudem durch ein hohes Fassungsvermögen. Sie können auf insgesamt 5 Böden Ihre Akten unterbringen, 4 davon im 25 mm Raster verstellbar. Die praktische Schiebetür ragt niemals in den Raum hinein und die Verschließbarkeit über ein Sicherheitszylinderschloss ermöglicht die Aufbewahrung vertraulicher Unterlagen. Der Schrank besteht aus Stahlblech, die Frontseite ist in 5 verschiedenen Farben und Optiken lieferbar. Kunden freuen sich über die Stabilität des Schranks und über die leichte Montage.
Das Standregal für Ordner und Bücher von mutatio
48 DIN A4 Order finden in den 12 Fächern dieses Wandregals Platz oder wahlweise Bücher und andere Gegenstände, für die Sie auch die Höhe der Einlegeböden verstellen können. Bei Gesamtabmessungen von 80,2 x 35 x 214,7 cm (B/T/H) ist eine stabile Bauweise u.a. durch die Mittelwand garantiert. Mithilfe von Metallwinkeln lässt sich das Regal an der Wand fixieren, wodurch ein Umkippen verhindert wird. Ein Clou ist, dass für das Regal optional Türen nachbestellt werden können. Erhältlich ist das Holzprodukt in der Farbe Weiß.
Die Visitenkarten-Klappbox von Tusenpy
Auch Adressen und Kontakte wollen gemanagt werden, genauso wie andere Dokumente. Mit dieser Visitenkarten-Klappbox behalten Sie den Überblick über bis zu 500 Kontakte. Die Box enthält alphabetisch markierte Indexkarten und 4 Trennwände. Der transparente Klappdeckel der Box schützt vor Staub. Laut Kundenberichten ein Top-Organizer.
Ordnung muss sein – nur dann kann effizient gearbeitet werden
Die Frage ist nicht, ob Sie ein Büro-Ordnungssystem brauchen. Diese Frage ist unbedingt mit Ja zu beantworten. Die Frage ist nur, welches Büro-Ordnungssystem Sie brauchen. Das hängt zum einen von Ihrem Persönlichkeits-Typ, zum anderen aber auch von der Art der Arbeit und dem zur Verfügung stehenden Platz ab. Für alles gibt es maßgeschneiderte Produkte. Stellen Sie sich Ihr individuelles Büro-Ordnungssystem am besten sofort zusammen, damit Ihnen Ihre Arbeit leichter von der Hand geht.
